• Laëtitia Constans

6 Étapes pour gagner du temps et en productivité au bureau.

Assez !!! 😣


De vos papiers dispersés dans votre salon, voiture et ou entassés sur votre bureau ?


Lorsque vous voyez les piles de documents sur votre bureau, vous avez envie de partir en courant ?


De passez 30 minutes à chercher un document que vous avez besoin dans l'urgence ?


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Pas de panique !


Aujourd'hui je vous explique pourquoi il est important d'avoir un espace de travail ordonné et comment faire afin de gagner du temps et d'être plus productif.


Pourquoi avoir un bureau ordonné ?


La 1 ère raison, vous allez gagner un temps considérable !

Le fait que tout soit rangé à sa place, vous allez créer un automatisme pour ranger, rechercher, traiter et archiver.


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Vous allez avoir un esprit plus libre et moins brouillon :

- ce qui diminuera votre stress

- améliorera votre bonne humeur

- votre concentration

- votre créativité

- votre productivité

- votre image


Comment s'y prendre ?


Dans un premier temps, c'est d’arrêter de faire l'autruche 🙈 car la première cause d'un bureau désordonné, c'est de remettre tout à plus tard sous prétexte que vous n'avez pas le temps. ⏱

Honnêtement, personne n'a le temps, moi y compris surtout en étant une Mam-preuneure comme surement plusieurs ici dans ce cas.


C'est juste une question de volonté, organisation et de méthodologie à mettre en place pour justement optimiser votre temps.


Ma recette miracle pour commencer, c'est la motivation !

Sans motivation il est très difficile de passer à l'action.


Allez c'est parti STOP à la Procrastination => GO à l'action !


Si vous manquez de motivation, retrouvez mes 10 Rituels pour positiver !


Ensuite, si vous n'avez pas de bureau, il est nécessaire de créer un espace bureautique dédié à votre activité afin que tout soit centré et organisé à cet endroit, pour ne pas mélanger vie pro et vie perso.


Maintenant, il est temps de passer au choses sérieuse (tri, classement, rangement) 😫

J'imagine votre réaction mais ces tâches sont primordiale pour avoir un bureau organiser et vous permettre de gagner beaucoup de temps.


"Les papiers c'est reloue, on en viendra tous à bout ! " 🤣😂🤣😂


J'adore ce passage du film le pari, même si ça n'a rien a voir avec le tabac, je sais que vous viendrez tous à bout de vos papiers . 💪


Pour ne pas vous dégoûter, il est préférable de faire étape par étape, de faire des petites poses entre chaque étapes, je vous conseille " la technique Pomodoro " et de se récompenser (café, chocolat, danse....).


1. Trier son espace de travail

Commencez par trier les documents qui occupent votre espace inutilement, une pile à conserver et une autre pile à jeter.

Triez vos tiroirs, stylos, colle vide ...

2. Libérer ses archives

Les archives prennent beaucoup de place et certains documents n'ont pas besoin d'être conservés plus de 5 ans.

Vous ne savez pas combien de temps les conserver ? Inscrivez-vous gratuitement pour recevoir la fiche mémo en remplissant le formulaire ci-dessous.



3. Classer ses documents pour mieux s'y retrouver


Une fois le tri effectué, il est important de classer vos documents afin de vous y retrouver plus facilement.

- Dans les boîtes à archives : rangez les documents que vous devez conserver, mais que vous consultez très peu.

- Dans les classeurs avec intercalaires ou dossiers suspendus : Les documents que vous consultez régulièrement, les intercalaires ou dossiers suspendus vous aideront à séparer vos documents soit par (ordre alphabétique, ou catégorie ...).


- Dans des bannettes ce qui est "Urgent", "A traiter", "A Classer" ...

4. Nettoyer pour être plus performant


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Fini le tri, place au nettoyage !


Un espace de bureau propre et organisé est idéal pour être plus performant au travail et cela donne une meilleure image face à vos clients, fournisseurs, salariés...


De plus, l'hygiène est indispensable pour votre santé, les claviers, souris... sont des nids à bactéries.


5. Réorganiser son bureau pour gagner du temps

La réorganisation de votre espace de travail est parfois utile pour gagner du temps au quotidien.


Pour que votre bureau soit fonctionnel :


- Mettez en place des bannettes sur votre bureau afin de vous faciliter le tri et pour une recherche plus rapide de vos documents (Urgent, A traiter, A payer, A classer...)


- Installez des étagères pour vos classeurs et boîtes d'archives.


- Créez un espace d'impression avec imprimante, destructeur de documents, ramettes de papiers, corbeille à papier, une bannette pour mettre vos papiers qui peuvent être réutilisés comme brouillon.


- Ajoutez de la gaieté à votre bureau pour votre bien-être (fleurs, pot à crayon, cadre photo ...) 🌷


6. Le tri dans votre ordinateur


PENSEZ A FAIRE LE TRI DANS VOTRE ORDINATEUR

Pourquoi ne pas profiter de faire aussi du tri dans votre ordinateur ?


3 raisons de le faire :


- Cela vous permettra d'avoir plus de place et de la mémoire


- Vous gagnerez du temps pour retrouver facilement vos fichiers


- La plus importante, vous serez à jour face à la réglementation RGPD (moins de données stockées, mieux c'est).


Comment faire le tri lorsque l'on stocke beaucoup de fichiers ?


Je vous conseille de créer 3 dossiers :


- À supprimer

- À archiver

- En cours


Une fois le tri effectué, où conserver tout cela ?


Pour les documents à archiver, je vous conseille de les conserver dans un disque dur externe.


Quant aux documents en cours, il est préférable de les conserver dans le disque dur externe et dans un stockage virtuel (cloud, dropbox...) cela permet d'avoir accès en permanence à vos documents et si vous avez un souci avec votre ordinateur, grâce à ce stockage virtuel vous les retrouverez.


Afin de ne plus passer une journée complète à faire le vide dans votre ordinateur, gardez les 3 dossiers vierges (à supprimer, à archiver, en cours) pour faire le tri quotidiennement.


Pensez aussi à faire une sauvegarde régulièrement pour ne pas avoir de mauvaises surprises !


Belle journée et à bientôt !


Laëtitia de CLA-Gestion